如何进行一次完美的商业演示

在当今的商业环境中,展示自我的能力相当重要,您可能迟早需要上台完成一次商业演示。无论演示的内容关乎哪个方面,其目的始终在于说服听众去采取您希望他们实施的行动。

很多人做了多次演示,但这些演示仅仅意味着更多的发言机会,由于其个人或者技术的原因并没有达成演示的真正目的。因此,关于如何完成完美的演示,这里将为您提供一些建议。

您只有一次机会去制造第一印象,并且第一印象在整个演示过程中将起到至关重要的作用。所以,无论是观众规模是一个人或者是上百万人,为了帮助您 “完美”演示,您需要考虑如下的建议:

  • 个人影响力。您最多拥有30秒的时间来建立第一印象。您的观众将会从您的肢体语言中获得非语言类的信号,例如您是否紧张、是否有把握。所以,您首先需要明确自己该如何开场,以便于使讲述的内容张驰有力、吸引观众以及并采用积极的身体语言传递信息。
  • 情感联系。如果您自己都对陈述的内容不感兴趣,又怎么能期待观众有兴趣呢?在“情感”层面上与人们进行互动,确保您的观点能被观众最大程度地接受。当您讲述个人故事的时候,使用比喻的手法并让人们亲自感受你的人生经历,他们会更愿意相信您并且同意您陈述的观点。
  • 把握发言权。您有哪些权力或资本去谈论您正在谈论的内容?您过去的经历?您有哪些相关的经验或者成功案例?
  • 使用影响力去吸引并使观众投入是仅仅是演示的一部分。您的演示不能抛开内容。您所讲述的内容必须基于事实、目标明确、细节完善。演示并不是无中生有的高谈论阔,务必使您的演讲内容与听众密切相关。
  • 我们生活在一个快阅读、浅阅读的时代。在当今的科技世界里,我们的感官不断被各种声音和图像所占据。判断出哪些是您演示内容的关键信息,并将它们精简为简洁有力的语言,这点非常重要。
  • 别自作主张。不要引用那些您无法证实的信息或者资源。如果您要引用事实,确保您知道出自于谁,以及他/她什么时候讲的该内容以及其语境。
  • 企业可信度。在确定您个人“发言权”及影响力之后,你还必须建立您的企业可信度。

但是也要牢记,演示中使用技巧是一把双刃剑,也有可能对您的演讲效果起反作用。

完美的企业介绍

FT|IE企业学习联盟(FT|IE Corporate Learning Alliance)最近谈论了演示这个话题,这是一家由金融时报与IE商学院合作投资的机构,成立于2015年,旨在满足企业学习中对灵活性、实用性、相关性、即时性等日益增长的需求。Ian Sanders 相信“自从上世纪90年代创造了台式幻灯片制作软件,高管们已对低质量的演示感到厌倦,令他们厌倦的演示包括使用花哨的色彩搭配、文本格式参差不齐、图像中文字模糊不清、将无数的要点呈现在一张幻灯片上等等。”

值得庆幸的是,Sanders —— 一个创意顾问、一个善于讲故事的人、四本关于工作与商业书籍的作者,坚信:如果发言人遵循如下五个原则,即使是最糟糕演示也可以得到改善:

  1. 让观众一起参与演示。卢森堡欧洲审计院的负责人Peter Welch,通常以一个谜题开始他的演示。他表示:图文可以抓住观众的注意。相比打开一个标题为“预算架构和采购决议”的幻灯片,使用谜题的效果可能会更好,单单采用标题很有可能产生催眠效果;如果您时机把握的正好,观众很有可能在你讲到该内容的时候就能够找到谜题的答案。在演示一开始的时候就吸引观众参与,后续过程中也可以继续鼓励他们参与更多的挑战。
  2. 不要依赖于软件。PPT以及Keynote等软件使用起来非常方便,但是使用这些软件的默认设置不会引起观众太大的兴趣。从观众的角度审视幻灯片的布局或者设计,而不是您自己的。因此,在每页幻灯片安排尽量少的文字。不要总使用默认格式的标题以及圆点。使用有说服力的图片,以及概括性的图片去阐明概念,效果会更好。如果您想要传达复杂的信息,可将其包含在单独的讲义中,观众可以在演讲结束之后消化。幻灯片越少,信息就越清晰。《Gravitas: Communicate with Confidence, Influence and Authority》一书的作者Caroline Goyder说:“幻灯片主要的作用就是向您提供提示,并向观众强调主要观点。尽可能的使其简洁明了。”
  3. 将观众带上“旅途”。Nancy Duarte说:“一次优秀的演示,应该是使现状与新观点之间产生碰撞,从而出现戏剧化的张力,使观众沉浸其中如同踏上一次‘旅途’。“在她的《Resonate》一书中,Duarte剖析了前苹果首席执行官Steve Jobs在2007年iPhone上的发布会上的表现。Jobs通过要求听众思考三种革命性的产品“iPod、手机与突破性的互联网设备”,然后让他们想象一下“如果这些设备不是三个独立存在的产品,而是一个”,从而设置了演讲的悬念。随后他发布了新一代iPhone。Duarte在书中写道:“乔布斯完成了他的演讲,富有激情地将观众的注意力从新产品是什么的问题,转移至了新产品可能实现什么。”,这激起了全场观众起站并赢得了热烈的掌声。
  4. 随机应变。你并不总是有机会进行单独演示。Catena Space(英国技术和太空部门咨询公司)的联合创始人Tanya Boardman在英国太空大会第二天结束时只有五分钟的时间进行演讲,她决定“讲一个生动的故事, 用幽默感去唤醒人们,使他们的注意力从充满数据的屏幕上转移”。形式与内容同样重要,不仅要知道你的竞争对手会说些什么,而且要知道他们将如何呈现这些内容,这会更加有用。
  5. 充分准备。这适用于任何的演讲。Caroline Goyder建议高管们从使用一张白纸与彩色笔开始。她说:“不要仅仅在PowerPoint上进行规划。花点时间研究一下演讲信息的观点,找到一个吸引人的结构框架。“一旦你有了整体架构,抽出时间加以练习。在家练习或者邀请一个团队成员在办公室观看您的演讲排练。”