提高您专业书面沟通技巧的4个方法
介于最近的全球形势，在2020年线上沟通会更加频繁，尤其是借助线上视频的沟通。这对科技行业来说是个好兆头，尤其是对那些正在加速数字化转型的企业来说。
然而，许多人仍然面临着传统正式的书面沟通的挑战。在书面交流的过程中，很难即时解释与反馈，因此需要更为清晰的表达，保持与提高您的书面沟通技能是相当重要的。
尤其是在远程工作中，因为无法面对面沟通，撰写电子邮件、帖子与即时消息的机会也有所增加，正确地表达所想与正确地获取信息都是沟通成功的基础，也是业务顺利开展的关键之一。
你可以在这篇文章中学习到一些如何在职场中提升书面沟通技巧的建议。
- 三思而后写
这可能听起来很简单，但您需要注意的是书面沟通并不像口头沟通那么“宽容”。在电子邮件中信口开河与随意切换话题并不是合适的做法。
您在“落笔”之前可以先问自己三个问题：
- 谁是读者？
- 我表达的诉求是什么？
- 读者应该从我的信息中获得什么？
此外，在写作中运用5W + H（WHY、WHAT、WHERE、WHEN、WHO、HOW）法，可以加强你的书面沟通技巧：
- 这个信息与谁有关?
- 他们需要知道什么?
- 何时何地适用?
- 为什么这个信息很重要?
- 读者应该如何使用这些信息?
然后您可以对应地撰写邮件。
专家提示：当您需要读者的回应时，您可以在信息里加入一个行动号召。在交流中明确自己的期待是十分重要的。如果您需要响应，您首先要告诉读者可以或应该如何响应。有了明确的行动号召，信息将会更为明晰。
- 保持简洁
互联网上到处都是流行词汇、行业术语和首字母缩略词，它们对不同的人有不同的含义。如果你使用了太多的流行语，你的文章就会显得做作、不真诚，有时甚至使得消息的传达不畅。基于文本的交流是以您使用的词汇为基础的，所以在专业场合，通常越少过度个性化的词越少越好。
一项关于语言具体性影响的研究发现，“用具体语言写的内容比用抽象语言写的内容会令人感觉更真实。”
另一方面，用多音节的长词来修饰你的句子，以此显得聪明，可能会适得其反，甚至会让你显得做作和守旧。写作时要直截了当、简明扼要。
- 在专业与友好之间找到平衡
有些同事可能偏好正式的表达方式，而另一些则会随意一点。由于可能身处不同的地区办公，很难立刻确定哪些同事喜欢怎样的风格。在这种情况下，最好的方式是：选择更为专业的表达。毕竟这是工作，更为专业的表达会更为稳妥，当然，也不妨在开头和结尾加上一点人性化的介绍与祝福。
漂亮但简洁的词语比表情符号(很多表情符号在某些设备上可能无法显示)或不必要的感叹号看起来更专业、更真诚，这些感叹号会让你显得过于激动(因此显得不专业)。
例如，当您想要在邮件中提高书面沟通技巧时，你应该应用以下基本的结构来保持专业和友好的沟通风格：
- 简洁的标题
- 适当的称谓
- 带有个人色彩的信息介绍
- 带有核心信息的主体文本
- 有联系方式的签名
如果有疑虑，您可以让同事检查一下并寻求建议。
专家提示：记住，任何专业交流的关键都是同理心。一定要和你的读者感同身受，这样才能在保持专业性的同时施加最大的影响。
- 不要忽略拼写与语法
对于那些努力提高书面沟通技巧的人来说，这仿佛是显而易见的。不管是有意（为了使文本不那么正式）还是无意的语法错误与单词拼写错误都会给人留下粗心大意甚至不聪明、不专业的印象。
专家提示：可以在日常生活中以句子和短小段落开始练习。可以在企业内部开展同伴指导tandem语言项目。
Tandem语言学习，是指由说不同语言的两个人共同进行语言学习的一种方法，通常是两个母语不同的人互授母语。这种方法往往能使双方受益，两人不仅仅能通过学习提高语言技能，并且会花更多时间在一起，从而增进员工彼此的关系。
带来的益处
正如我们之前提到过的，许多企业的员工从2月开始转向远程工作，线上的书面沟通变得更为频繁。美国大学和雇主协会的一项研究显示：“73.4%的雇主希望应聘者有很强的书面沟通能力。”
书面沟通的技巧不仅在雇主中非常受欢迎，在团队内部也是如此。
具有较强书面沟通能力的员工会带来以下益处：
- 更强的决策和解决问题的能力
- 生产力的提高
- 对利益相关者施加更大影响
- 简化工作流程
- 更高反应率
团队在项目中遇到障碍，往往是因为沟通不畅。良好的书面沟通技巧能加快工作进度，减少解释的时间，从而使项目顺利进行。
书面沟通技能对全球员工的必要性
在Speexx，我们非常清楚有效的书面沟通是多么重要。我们在全球各地设有办事处，员工来自37个不同的国家，能够使用35种以上的语言，可以肯定地说，我们亲身体会到，在不同的背景、文化和价值观下，沟通的语气会有多么不同。
根据我们自己的经验，我们想要强调的是，如果你要给一个有着不同文化背景的人写邮件或是信件，一定要遵循对方文化社会的礼仪，这一点很重要。语言的转换比直接翻译要复杂得多。即使是在英语中，也存在着跨文化意义的差异：当被问到“loo”(英式英语)在哪里时，美国人可能不一定知道如何正确地指引英国人去往洗手间(美式英语中的表达为“restroom”)。
为了更好地保持与提升您的专业书面沟通技能，您可以继续学习。如果你有兴趣了解更多关于如何保持与提高你的书面沟通技巧的知识与建议，请访问Speexx获取更多信息。
